Aus zahlreichen Projekten und Gesprächen mit unseren Experten haben sich wiederkehrende Herausforderungen in S/4HANA-Transformationsvorhaben herauskristallisiert.
In unserer fünfteiligen Blogserie beleuchten wir typische Fallstricke, auf die Unternehmen regelmäßig stoßen – und zeigen praxisnahe Ansätze, wie sich diese gezielt vermeiden lassen. Teil 1 thematisiert das Change Management.
Ein SAP S/4HANA-Transformationsprojekt ist weitaus mehr als ein reines IT-Upgrade. Für viele Unternehmen bedeutet der Umstieg vom bewährten SAP ECC auf die neue S/4HANA-Plattform eine umfassende Neuausrichtung von Prozessen, Technologien und Organisationsstrukturen. Projektmanager und Entscheidungsträger stehen hierbei vor zahlreichen Herausforderungen – sowohl technischer als auch organisatorischer Natur.
Eine SAP-Kundenumfrage zeigt beispielsweise, dass 62 % der typischen Probleme bei S/4HANA-Projekten auf menschliche Faktoren zurückzuführen sind.
Genau hier setzen wir an: Denn der Erfolg einer S/4HANA-Transformation entscheidet sich nicht nur in der IT, sondern vor allem im Umgang mit den Menschen, die den Wandel mittragen müssen. Change Management wird dabei schnell zum entscheidenden Faktor – es schafft Akzeptanz, nimmt Ängste und sorgt dafür, dass die Transformation auch organisatorisch gelingt.
In jedem Teil dieser Serie stellen wir typische Herausforderungen vor, zeigen bewährte Best Practices – und beleuchten, wie der gezielte Einsatz externer Experten zum Projekterfolg beitragen kann. Neben Change Management beschäftigen wir uns in weiteren Teilen dieser Serie mit der Verfügbarkeit interner Ressourcen, der Roadmap-Gestaltung, der Datenmigration und Datenqualität sowie dem Thema Customizing und Integration.
Eine SAP S/4HANA-Einführung ist ein tiefgreifender organisatorischer Wandel, der nahezu alle Geschäftsbereiche betrifft: von der Finanzbuchhaltung über das Controlling, den Einkauf und die Logistik bis hin zum Vertrieb oder dem Personalwesen. Das macht die enge und koordinierte Abstimmung mit den Fachbereichen zu einem kritischen Erfolgsfaktor.
Ohne frühzeitige Einbindung dieser Schlüsselakteure kann es schnell zu Missverständnissen und Fehlentwicklungen kommen: Die IT implementiert womöglich Prozesse oder Funktionalitäten, die am tatsächlichen Arbeitsalltag der Endanwender vorbeigehen, oder wichtige geschäftsrelevante Anforderungen werden schlicht übersehen.
Ein besonders häufiges Problem: Fachabteilungen werden zwar informiert, aber nicht aktiv eingebunden. Es entsteht das Gefühl, dass Entscheidungen „über ihre Köpfe hinweg“ getroffen werden – was die Akzeptanz massiv untergräbt. Hinzu kommt die natürliche Veränderungsresistenz vieler Mitarbeitenden, wenn gewohnte Abläufe, bekannte Masken und etablierte Systeme durch etwas Neues ersetzt werden. Gerade dann, wenn der individuelle Nutzen nicht erkennbar ist, oder wenn Mitarbeitende das Gefühl haben, ihre Stimme werde nicht gehört, ist Widerstand vorprogrammiert.
Ein Praxisbeispiel: In einem internationalen Fertigungsunternehmen wurde der Einkauf erst in der finalen Designphase eingebunden. Die neuen Einkaufsprozesse, basierend auf Fiori-Oberflächen, wichen deutlich von den bisherigen Abläufen ab. Nach dem Go-Live kam es zu erheblichen Bedienproblemen – nicht wegen technischer Fehler, sondern weil die Mitarbeitenden nicht ausreichend vorbereitet waren und sich im neuen System nicht zurechtfanden. Die Folge: ineffiziente Abläufe, Workarounds außerhalb des Systems und ein sprunghafter Anstieg von Supportanfragen.
Diese Art von Schwierigkeiten ist kein Einzelfall.
Eine Erhebung unter SAP-Projektleitern zeigt, dass in 62 % der Fälle die größten Hürden nicht technischer Natur sind, sondern auf sogenannte „weiche Faktoren“ wie Kommunikation, Akzeptanz und Einbindung zurückzuführen sind.
Werden zentrale Stakeholder – etwa Key User, Bereichsleitende oder Power User – nicht als Teil des Wandels verstanden, bremsen sie ungewollt den Migrationsprozess oder blockieren Entscheidungen – häufig aus Unsicherheit oder Unverständnis über das „Warum“.
Change Management sollte von Beginn an als strategischer Bestandteil der Transformation betrachtet werden – nicht als nachträgliche Begleitmaßnahme. Das Ziel muss sein, Verständnis, Mitgestaltung und Akzeptanz im gesamten Unternehmen zu fördern. Dazu gehört:
Hilfreiche Strukturen sind z. B. die Einrichtung eines Transformation Office oder die Benennung von Change Agents innerhalb der Fachabteilungen – engagierte Mitarbeiter, die die Neuerungen mittragen und als Multiplikatoren fungieren. Auch ein gezielter Schulungs- und Enablement-Plan ist essenziell – idealerweise mit rollenbasierten Trainings, die nicht nur den Umgang mit neuen Tools vermitteln, sondern auch den Sinn hinter der Veränderung erklären.
Wichtig: Change Management endet nicht mit dem Go-Live. Auch in der Stabilisierungsphase (Stichwort: Hypercare) ist eine fortlaufende Begleitung wichtig, um Unsicherheiten abzubauen, Feedback aufzugreifen und das System in der Praxis zu verankern.
Externe Berater mit fundierter S/4HANA-Transformations- und Change-Erfahrung können in dieser Phase enorme Wirkung entfalten – insbesondere als neutrale Instanz, die zwischen IT, Projektleitung und Fachbereichen vermittelt. Sie bringen erprobte Vorgehensmodelle mit, wissen, wie man Stakeholder-Analysen durchführt, Change-Maßnahmen aufsetzt und Kommunikationsstrategien entwirft.
Ein externer Change Manager kann:
Fachlich versierte externe Modulberater (z. B. für SAP FI, MM oder SD) unterstützen dabei, Anforderungen aus den Fachabteilungen in Systemlogik zu übersetzen – und umgekehrt die neuen Möglichkeiten in S/4HANA greifbar zu machen. Sie agieren häufig als Sparringspartner für Key User oder als „Übersetzer“ zwischen Technologie und Business.
Der größte Vorteil: Externe Experten sind sofort einsatzfähig, unabhängig von interner Ressourcenverfügbarkeit, und bringen oft ein hohes Maß an methodischer und kommunikativer Reife mit. Besonders in firmenpolitisch schwierigen Situationen – etwa bei der Einführung neuer Verantwortlichkeiten oder dem Abbau alter Strukturen – wirken sie als konstruktive Moderatoren, die Emotionen auffangen und das Projekt sachlich voranbringen.
Der gezielte, flexible Einsatz externer Change- und Fachberater führt also nicht nur zu einer schnelleren Umsetzung, sondern sorgt auch für eine höhere Qualität der internen Abstimmung, eine breitere Akzeptanz – und letztlich für ein nachhaltig erfolgreiches Projekt.
Setzen Sie daher auf Etengo als Partner an Ihrer Seite! Wir unterstützen Sie maßgeschneidert mit den passenden Experten und externen Dienstleistern, die Sie optimal bei der Vorbereitung und Durchführung Ihrer SAP S/4HANA-Transformation unterstützen. Unsere Erfahrung und unser Netzwerk ermöglichen es Ihnen, Ihr Transformations-Projekt effektiv und effizient zu gestalten. Nehmen Sie jetzt Kontakt mit uns auf.
Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird bei Personenbezeichnungen und personenbezogenen Hauptwörtern in diesem Blogartikel die männliche Form verwendet. Entsprechende Begriffe gelten im Sinne der Gleichbehandlung grundsätzlich für alle Geschlechter. Die verkürzte Sprachform hat nur redaktionelle Gründe und beinhaltet keine Wertung.