S/4HANA-Projekte souverän steuern

Der Weg zur erfolgreichen S/4HANA-Transformation

Die Umstellung auf SAP S/4HANA ist eine tiefgreifende Transformation, die Unternehmen vor erhebliche Herausforderungen stellt. Dabei gilt es sowohl technische Hürden zu bewältigen als auch die Organisation selbst und ihre Arbeitsprozesse zu verändern. In diesem Blog-Artikel werden die wichtigsten Erfolgsfaktoren, Strategien und Methoden beschrieben, um S/4HANA-Projekte souverän zu steuern. Besonderes Augenmerk liegt dabei auf der Bedeutung von Change Management, dem Umgang mit Stakeholdern sowie der Notwendigkeit einer soliden Projektplanung, die Risiken minimiert und den langfristigen Erfolg sichert.

Es ist entscheidend, die Migration jetzt umfassend und vorausschauend zu planen, um die Potenziale der neuen Technologie voll auszuschöpfen.
Denn SAP S/4HANA bringt eine Vielzahl von Verbesserungen mit sich, die insbesondere im Bereich Performance, Datenmanagement und Analysefähigkeit zum Tragen kommen. Die Möglichkeit, Daten nahezu in Echtzeit zu speichern, auszulesen und zu analysieren, kann die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen entscheidend verbessern. Zudem ermöglicht die Integration von künstlicher Intelligenz (KI) und maschinellem Lernen die Automatisierung von Prozessen, was letztendlich zur Steigerung der Effizienz beiträgt. Unternehmen sind dadurch in der Lage, schneller auf Marktveränderungen zu reagieren und ihre Entscheidungen auf fundierte, aktuelle Daten zu stützen.

Ein relevanter Vorteil von SAP S/4HANA ist die vereinfachte Datenstruktur.
Das System nutzt eine spaltenorientierte In-Memory-Datenbank, wodurch das Datenvolumen um bis zu 50 % reduziert wird und Berichte bis zu 100-mal schneller generiert werden können. Diese Verbesserungen ermöglichen eine optimierte Nutzung der Ressourcen und senken gleichzeitig die Betriebskosten erheblich. Die Fähigkeit, Transaktionen und Analysen auf derselben Plattform durchzuführen, ohne zwischen OLTP (Online Transaction Processing) und OLAP (Online Analytical Processing) zu unterscheiden, sorgt dafür, dass Entscheidungsprozesse innerhalb des Unternehmens deutlich beschleunigt werden.

Wichtige Aspekte, die Unternehmen bei der Migration beachten sollten, sind die verschiedenen Bereitstellungsmodelle, die SAP S/4HANA bietet.
Unternehmen können entscheiden, ob sie die Software On-Premises, als Private Cloud oder als öffentliche Cloud implementieren wollen – oder ob ein hybrides Modell für sie am besten geeignet ist. Die Entscheidung für ein Modell sollte eng mit den Unternehmenszielen und -anforderungen abgestimmt werden. Die Wahl der richtigen Bereitstellungsmethode ist entscheidend für die Flexibilität und Anpassungsfähigkeit der Unternehmens-IT in einer zunehmend volatilen Geschäftsumgebung. Unternehmen, die ein hybrides Modell wählen, können die Vorteile der Flexibilität einer Cloud-Lösung mit der Sicherheit der On-Premises-Installation kombinieren, was besonders bei sensiblen Daten von Vorteil sein kann.

Die richtige Strategie wählen: Greenfield, Brownfield oder Bluefield

Für die Migration auf S/4HANA existieren unterschiedliche Ansätze, die jeweils spezifische Vor- und Nachteile mit sich bringen:

• Der Greenfield-Ansatz beschreibt eine komplette Neuimplementierung, bei der alle bestehenden Systeme und Prozesse hinterfragt und neu aufgebaut werden. Dies bietet die Möglichkeit, Altlasten zu eliminieren und Prozesse grundlegend zu überdenken. Es ist jedoch ein zeit- und ressourcenintensiver Prozess, der sich vor allem dann lohnt, wenn die bestehenden Systeme veraltet sind oder die Unternehmensprozesse grundlegend umstrukturiert werden sollen.
• Demgegenüber steht der Brownfield-Ansatz, bei dem bestehende Systeme nach und nach konvertiert werden, um Kontinuität zu sichern und die Implementierungszeit zu minimieren. Dieser Ansatz eignet sich besonders für Unternehmen, die ihre bestehenden Prozesse weitgehend beibehalten wollen und lediglich die technische Plattform modernisieren möchten.
• Der sogenannte Bluefield-Ansatz vereint Elemente aus beiden Welten und wird oft genutzt, um eine selektive Transformation durchzuführen. Dabei werden bestimmte Systeme oder Prozesse neu aufgebaut, während andere bestehende Strukturen beibehalten werden. Dieser Ansatz eignet sich besonders gut für Unternehmen, die einerseits Flexibilität benötigen, andererseits aber auch bewährte Prozesse nicht komplett über Bord werfen wollen. Die Bluefield-Strategie ermöglicht es Unternehmen, eine maßgeschneiderte Lösung zu entwickeln, die sowohl die Vorteile der Modernisierung als auch die Vorteile der Stabilität bestehender Prozesse miteinander verbindet.

Alle drei Ansätze bieten unterschiedliche Chancen, erfordern jedoch jeweils eine enge Zusammenarbeit zwischen den IT-Abteilungen und den betroffenen Fachbereichen, um sicherzustellen, dass die Migration reibungslos und effizient verläuft. Unabhängig vom gewählten Ansatz sollten Unternehmen die Risiken und Herausforderungen, die mit der Migration verbunden sind, konsequent im Blick haben. Eine sorgfältige Planung und ein detailliertes Änderungsmanagement sind unabdingbar, um Störungen im Geschäftsbetrieb zu minimieren. 

Change Management als Schlüssel zum Erfolg

Eine der größten Herausforderungen bei der Umstellung auf S/4HANA ist das Change Management. Die Transformation betrifft nahezu alle Bereiche des Unternehmens und stellt viele bestehende Arbeitsabläufe infrage. Die Akzeptanz der Mitarbeiter für die Veränderungen ist ein entscheidender Faktor für den Erfolg des Projekts. In der Praxis zeigt sich immer wieder, dass Projekte scheitern, weil die betroffenen Mitarbeiter nicht ausreichend in den Veränderungsprozess eingebunden wurden.

Ein strukturiertes Change Management umfasst Schulungen, Workshops und die aktive Einbindung aller Stakeholder.
Der Aufbau eines zentralen Deployment-Teams, das sowohl interne als auch externe Ressourcen umfasst, kann dabei helfen, die notwendigen Kompetenzen bereitzustellen. Dabei ist es wichtig, nicht nur auf technisches Know-how, sondern auch auf kommunikative Fähigkeiten zu setzen, um die Akzeptanz innerhalb des Unternehmens zu steigern. Eine erfolgreiche Transformation lebt davon, dass die Mitarbeiter verstehen, warum Veränderungen notwendig sind und welche Vorteile sie sowohl für das Unternehmen als auch für sie persönlich mit sich bringen. Der Schlüssel liegt darin, den Mitarbeitern nicht nur die neuen Systeme zu erklären, sondern sie aktiv in die Entwicklung und Gestaltung der neuen Prozesse einzubeziehen.

Engagement des Managements spielt entscheidende Rolle.
Führungskräfte müssen als Vorbilder agieren und den Veränderungsprozess aktiv unterstützen. Das Management sollte regelmäßige Updates zum Stand des Projekts geben und den offenen Dialog mit den Mitarbeitern fördern. Auf diese Weise können potenzielle Widerstände frühzeitig erkannt und bearbeitet werden. Erfolgreiches Change Management ist somit nicht nur eine technische, sondern vor allem eine menschliche Herausforderung, die die Veränderungsbereitschaft aller Beteiligten erfordert.

S/4HANA-Projekte souverän steuern: Erfolgsfaktoren

• Erfahrene Projektmanager
  Wie bei jedem großen Transformationsprojekt kommt es auch bei der Umstellung auf S/4HANA auf eine solide Planung und Steuerung an. Im Unterschied zu klassischen IT-Projekten sind S/4HANA-Transformationen höchst komplex und erfordern ein hohes Maß an Agilität und Flexibilität. Die lange Projektlaufzeit und die Vielzahl an involvierten Stakeholdern machen eine kontinuierliche Anpassung der Planungen erforderlich. Um dies zu meistern, sollten Unternehmen auf erfahrene Projektmanager setzen, die sowohl über technisches Wissen als auch über die Fähigkeit verfügen, Menschen zu führen und Konflikte zu lösen.
• Externe Unterstützung
  Während der gesamten Projektlaufzeit besteht ein hoher zeitlich befristeter Bedarf an zusätzlicher Expertise – sei es im Bereich Risikomanagement, Testing oder Dokumentation. Unternehmen sollten daher frühzeitig sicherstellen, dass sie auf einen Pool an Experten zurückgreifen können, der bei Bedarf sofort verfügbar ist. Besonders bei unerwarteten Herausforderungen, wie sie in fast jedem größeren Projekt auftreten können, ist es von unschätzbarem Wert, über ein Netzwerk von qualifizierten Fachkräften zu verfügen, die schnell und zielgerichtet Lösungen anbieten können.
• Flexibilität
  Während der Projektlaufzeit flexibel auf neue Anforderungen und unvorhergesehene Schwierigkeiten reagieren zu können, ist Grundvoraussetzung für den Projekterfolg. Unternehmen sollten bereit sein, ihre ursprünglichen Pläne anzupassen und neue Prioritäten zu setzen, wenn sich die Projektanforderungen ändern. Diese Agilität ermöglicht es, trotz Hindernissen den Überblick zu behalten und das Projektziel nicht aus den Augen zu verlieren. Durch regelmäßige Reviews und eine iterative Herangehensweise lassen sich Probleme frühzeitig identifizieren und beheben
  
  

Stakeholder-Management und die Rolle der Kommunikation

Die Steuerung von S/4HANA-Projekten ist nicht nur eine Frage der Technik, sondern auch des Stakeholder-Managements. Die Anzahl der Beteiligten ist bei solchen Projekten in der Regel weitaus größer als bei klassischen IT-Projekten. Neben den IT-Abteilungen sind nahezu alle Fachbereiche involviert, und oft gibt es konkurrierende Interessen. Transparente Kommunikation und eine klare Zuweisung von Verantwortlichkeiten sind daher von zentraler Bedeutung.

Um eine hohe Akzeptanz für die Veränderungen zu erzielen, muss die Kommunikation auf die unterschiedlichen Interessen und Bedürfnisse der Stakeholder abgestimmt sein. Der Nutzen der Migration muss für jeden einzelnen Mitarbeiter nachvollziehbar dargestellt werden, um die Motivation hochzuhalten. Workshops, Schulungen und gezielte Informationskampagnen können helfen, die Akzeptanz zu steigern und Widerstände zu minimieren. Eine klare und konsistente Kommunikation trägt dazu bei, Missverständnisse zu vermeiden und sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind. Dabei sollte besonderes Augenmerk auf den Austausch zwischen den verschiedenen Fachbereichen gelegt werden, um sicherzustellen, dass alle Anforderungen und Bedenken frühzeitig berücksichtigt werden.

Zusätzlich zur Kommunikation spielt auch das Stakeholder-Engagement eine wichtige Rolle. Stakeholder müssen nicht nur informiert, sondern aktiv eingebunden werden. Regelmäßige Meetings, Feedback-Schleifen und der direkte Dialog tragen dazu bei, dass sich alle Beteiligten als Teil des Projekts verstehen und entsprechend engagiert handeln. Unternehmen sollten frühzeitig Stakeholder-Analysen durchführen, um zu identifizieren, welche Gruppen besonders stark von der Transformation betroffen sind, und sicherstellen, dass ihre Anliegen gehört werden.

Fazit

Die Umstellung auf SAP S/4HANA ist eine der größten Herausforderungen, vor denen viele Unternehmen in den kommenden Jahren stehen werden. Sie bietet jedoch auch die Möglichkeit, Altlasten zu beseitigen, Prozesse zu optimieren und das Unternehmen für die Zukunft zu rüsten. Erfolgreiche S/4HANA-Projekte zeichnen sich durch eine solide Planung, ein umfassendes Change Management und die Flexibilität aus, auf Veränderungen reagieren zu können.

Die Unterstützung durch erfahrene Experten kann dabei den entscheidenden Unterschied machen. Unternehmen, die sich frühzeitig mit den Herausforderungen der Migration auseinandersetzen, ihre Stakeholder einbinden und auf flexible Lösungen setzen, sind bestens gerüstet, um die Chancen der Digitalisierung zu nutzen und die Herausforderungen des New Normal zu meistern. Der Einsatz von Etengo als Partner kann dabei helfen, nicht nur die richtigen Experten zu finden, sondern auch die Projektperformance auf einem konstant hohen Niveau zu halten. Eine erfolgreiche Transformation endet nicht mit der Einführung des neuen Systems – sie markiert den Beginn einer neuen Ära, in der das Unternehmen seine Prozesse kontinuierlich weiterentwickeln und optimieren kann. Unternehmen sollten diese Gelegenheit nutzen, um nicht nur ihre technische Infrastruktur zu modernisieren, sondern auch ihre Organisationsstruktur und Kultur an die Anforderungen des digitalen Zeitalters anzupassen. Der langfristige Erfolg hängt davon ab, wie gut es gelingt, die neuen Möglichkeiten von S/4HANA in den täglichen Betrieb zu integrieren und als Fundament für weiteres Wachstum zu nutzen.

Wenn Sie Fragen zur Umstellung auf SAP S/4HANA haben oder Hilfe bei der Implementierung benötigen, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren. Handeln Sie jetzt.